Octubre 30, 2023
El Compliance o cumplimiento corporativo puede ser definido como un sistema de prevención de riesgos legales que integra las metodologías, auditorías y mediciones a través de las actividades de monitoreo, control, alerta, registro y reporte de actividades u hechos sospechosos que pueden desembocar en ilícitos o supuestos de hecho que atentan contra regulaciones estatales para determinado sector económico o contra las normas internas de una empresa provocando sanciones, multas o pérdidas económicas.
En otras palabras, podemos definir el Compliance como la práctica legal implementada al interior de una empresa enfocada en la identificación, control, administración, manejo y reporte de riesgos de tipo regulatorio, legal o normativo que pueden generar perjuicios de tipo financiero, reputacional o legal para una compañía.
Para la implementación real de un sistema de Compliance se debe crear como mínimo unas políticas de Compliance, un manual de procedimientos y un manual de funciones para los responsables al interior de la empresa de realizar las actividades de monitoreo, socialización, control, alerta, registro y reporte de actividades sospechosas.
Podemos decir que sistema de Compliance, de alguna forma también conlleva la auditoría permanente dentro de la empresa para procurar por el cumplimiento de los códigos de conducta y ética que la compañía haya implementado con el fin de prevenir actos de corrupción o cualquier ilícito que pueda relacionar a la compañía con hechos contrarios a la ley, la ética o las sanas costumbre empresariales.
La adopción de un sistema de Compliance en Colombia, supone la creación de programas que tengan como objetivo:
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Lo primero que debe hacer cualquier empresa para establecer un sistema de Compliance es diseñar un manual de Compliance, junto con las políticas y la asignación de funciones, esto se debe hacer en estricto orden de las siguientes etapas:
Ahora bien, estas etapas darán como resultado, un sistema de Compliance robusto que deberá contener unos elementos fundamentales para su buen funcionamiento, uno de ellos es el mecanismo de divulgación y capacitación. En la medida que se debe velar por que todas personas que integran la empresa conozcan los riesgos y actividades sospechosas que podrían generar una señal de alarma para la compañía.
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Otro de los elementos importantes dentro del sistema de Compliance de una empresa, hace referencia a las personas que estarán a cargo del cumplimiento del manual de Compliance, lo que se logra a través del estricto cumplimiento del manual de funciones, el cual asignará responsabilidades a la asamblea de accionistas, junta directiva, gerentes, revisor fiscal y en general a todos los colaboradores de la empresa.
En especial establecerá los requisitos, funciones y responsabilidades del oficial de cumplimiento quien será el responsable de velar por que el sistema de Compliance se cumpla a cabalidad, haciendo seguimiento, control, mediciones, alertas, reportes y tomando las medidas correctivas sobre las actividades sospechosas, con el único objetivo de evitar cualquier tipo de riesgo financiero, regulatorio, reputacional o legal.
El oficial de cumplimiento o como se conoce en inglés como, Compliance Officer, deberá ser una persona independiente de cualquier órgano o autoridad al interior de la compañía, deberá tener contacto directo con la asamblea de accionistas o Junta directiva, con la obligación de reportar únicamente a estos órganos directivos, no podrá tener ningún impedimento o conflicto de interés con algún directivo, empleado o inclusive con competidores de la empresa.
El oficial de cumplimiento normalmente tiene entre sus funciones implementar las políticas de Compliance dentro de la compañía, así como vigilar el cumplimiento de dichas políticas y realizar las mediciones de los riesgos y conductas sospechosas. Sin olvidar que será el principal responsable de identificar los riesgos de carácter legal, financiero, regulatorio o reputación que puedan afectar la empresas, para así posteriormente tomar las medidas correctivas efectivas que eviten cualquier riesgo para la compañía.
Por decirlo de otro modo, el oficial de cumplimento es normalmente un abogado experto en asunto regulatorios y riesgos legales que funge como inspector, auditor o porque no compararlo con un policía que orienta todo su esfuerzo a prevenir e identificar conductas sospechosas violatorias de la ley, regulación, las sanas costumbres empresariales y la ética que puedan causar perjuicios de índole económico, legal o reputacional para la empresa.
El sistema de Compliance puede estar orientado de muchas maneras, normalmente está orientado a identificar conductas sospechosas que puedan causar riesgos relacionados con corrupción privada o pública, incumplimientos de normas regulatorias, lavado de activos, hurtos, financiación al terrorismo, desviación de clientela, vulneración de normas de protección al consumidor, cumplimiento de normas sanitarias, cumplimiento de normatividad laboral, protección de datos personales, delitos financieros entre otros riesgos normativos que pueden causar perjuicios para la empresa.
En definitiva el Compliance corporativo es un sistema de prevención y manejo de riesgos que procura por las buenas prácticas empresariales y en la actualidad cobra mucha relevancia en la medida que la normatividad regulatoria para todos los sectores económicos es cada vez más fuerte por la intervención de los gobiernos en las actividades económicas.
En AGT ABOGADOS, contamos con nuestro servicio de LEGAL COMPLIANCE OUTSOURCING en el cual diseñamos, implementamos y ponemos en marcha todos los elementos que integran un sistema de Compliance eficiente para diferentes industrias como lo son: Consumo masivo, empresas de tecnología, servicios financieros, farmacéuticas, industria cosmética, alimentos, comunicaciones, industria energética, transporte, industria de cannabis medicinal y científico y en general todas las industrias que tienen regulaciones especiales aplicables bien sean por la actividad que desarrollan, sus ingresos o sus activos.
De igual forma ofrecemos nuestros servicios como OFICIALES DE CUMPLIMIENTO a través de nuestro servicio externo de LEGAL COMPLIANCE OUTSOURCING donde realizamos las labores de implementación del sistema de Compliance, medición, seguimiento, identificación de riesgos y toma medidas correctivas y acciones legales contra actividades sospechas; actuando como auditores, inspectores u oficiales con total independencia al prestar el servicio en la modalidad outsourcing. Logrando la prevención de riesgos de tipo regulatorio, legal o reputacional propendiendo por lograr ahorros significativos al evitar sanciones de entidades administrativas o perjuicios económicos derivados de procesos sancionatorios.
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