Lo que debe conocer sobre el registro de base de datos en Colombia

Diciembre 08, 2016

La inscripción de bancos de información en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es un trámite obligatorio que deben cumplir quienes manejan bases de datos con información personal en el territorio nacional, y también fuera de él si el responsable o el encargado del tratamiento están sujetos a la aplicación de las leyes colombianas debido a normas y tratados internacionales. Dado que este es un requisito necesario para tantos individuos, hemos querido darle a conocer información relevante acerca del registro de base de datos de Colombia que le será de gran utilidad.

El RNBD es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), la cual se encarga de vigilar que se respeten los derechos de los ciudadanos en cuanto al manejo de sus datos personales. La inscripción en el RNDB hace posible que la SIC conozca a los individuos que manejan las bases de datos y las políticas de tratamiento de la información personal.

El objetivo principal del RNBD consiste en resguardar a los titulares de la información personal y asegurarles que la empresa que la maneja cumple con todas las normas legales para que sus datos sean usados de una manera apropiada.

Gracias al RNBD los ciudadanos tienen la oportunidad de saber cuáles son las bases de datos que existen en el país; igualmente, les da la posibilidad de hacer valer sus derechos en cuanto al acceso, actualización, corrección y eliminación de sus datos de los bancos de información que los contienen, además de la cancelación de la autorización del tratamiento de esos datos.
Información necesaria para inscribirse en el RNBDDe acuerdo con el Decreto 886 de 2014, para inscribirse en el RNBD, es necesario disponer de la siguiente información:

• Datos de identificación, ubicación y contacto del responsable del tratamiento de la base de datos.
• Datos de identificación, ubicación y contacto del o los encargados del tratamiento de la base de datos.
• Canales para que los titulares ejerzan sus derechos, es decir, los medios de atención y recepción de consultas, reclamos y peticiones que el encargado y el responsable del tratamiento deben ofrecer a los titulares de la información para que los mismos tengan la posibilidad de hacer valer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información personal que está incluida en las bases de datos, al igual que a anular la autorización que hayan concedido para el tratamiento de la misma.
• Nombre y finalidad de la base de datos.
• Forma de tratamiento de la base de datos, es decir, si el manejo de la información se hace de manera manual o automatizada.
• Política de tratamiento de la información.

¿Se deben cargar las bases de datos en el RNBD?No se debe cargar en el RNDB la información personal contenida en las bases de datos.
Información que debe recolectar sobre sus bases de datos antes de realizar el registroAntes de incluir sus bancos de información en el RNBD, es necesario revisar las bases de datos con información personal que tenga en su poder, tanto en archivos físicos como en aquellos que son computarizados. Este proceso debe traer como resultado la obtención de los siguientes datos:

• El número de bases de datos que contienen información personal.
• El número de titulares que tiene cada base de datos.
• Cuáles son los tipos de datos personales que están incluidos en cada una de las bases de datos, tales como datos de identificación, de ubicación, socioeconómicos, entre otros.
• La información detallada sobre los medios o canales que se ofrecen para atender las peticiones y reclamos de los titulares.
  
• En qué sitio se encuentran las bases de datos.
• Cuáles son las medidas de seguridad que se utilizan en la base de datos para reducir lo más posible los riesgos del uso inapropiado de la información personal manejada.
• De qué manera se consiguieron los datos, es decir, si se recopilaron a través del titular de la información o por medio de terceros.
• ¿Se tiene la autorización de los titulares de la información incluida en las bases de datos para el tratamiento de la misma?
• Saber si se ha hecho cesión de la base de datos.
• Conocer si se ha realizado transferencia o transmisión internacional de la información personal que está dentro de la base de datos.

Para asegurarse de que cumple con todos los requisitos necesarios que permiten realizar correctamente la inscripción en el RNDB y llevar a cabo el registro de una manera mucho más fácil, una excelente opción es contratar el servicio de asesoría profesional en el área legal.

En Affirma Legal estamos listos para ayudarle durante todo este proceso de cumplimiento obligatorio. Solo llámenos al 310 5706331 o llene nuestro formulario de contacto y con gusto le atenderemos. Si desea recibir en su correo electrónico las novedades del mundo legal, puede suscribirse a nuestro boletín informativo.